Facturation auto-entrepreneur web : modèle et obligations légales

Besoin d’un site rapide et professionnel pour vos clients ?

Cet outil génère un aperçu visuel conforme aux exigences légales. Pour vos factures réelles, je recommande d’utiliser un logiciel de facturation certifié (voir la section outils plus bas). Mais ce modèle vous permet de comprendre exactement ce que doit contenir chaque document.

Délais de paiement et pénalités de retard

Les délais de paiement sont encadrés par la loi. En tant qu’auto-entrepreneur web, vous ne pouvez pas accepter n’importe quelles conditions. C’est un sujet que j’aborde systématiquement dans mes contrats freelance, et je vous conseille d’en faire autant.

Délais légaux maximum

• 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation (délai par défaut)
• 60 jours à compter de l’émission de la facture (si prévu contractuellement)
• 45 jours fin de mois (variante autorisée par accord entre les parties)

Pour les prestations web, le paiement à 30 jours est la norme. Personnellement, je privilégie le paiement à réception pour les petits projets et un acompte de 30 % à la commande pour les projets supérieurs à 2 000 euros. C’est une pratique que je détaille dans mon guide sur les questions à poser au client avant de démarrer.

Pénalités obligatoires à mentionner

Votre facture doit mentionner deux éléments en cas de retard de paiement :

L’indemnité de 40 euros ne s’applique qu’entre professionnels. Si votre client est un particulier, seules les pénalités de retard s’appliquent. C’est une distinction importante, surtout quand vous développez des sites pour des artisans ou des petits commerces qui ne sont pas toujours structurés sur le plan administratif.

Les 8 erreurs les plus courantes sur les factures freelance

En accompagnant des collègues développeurs et en échangeant dans les communautés freelance de Saint-Étienne et Lyon, j’ai identifié les erreurs qui reviennent le plus souvent. Certaines semblent bénignes, mais elles peuvent toutes poser problème en cas de contrôle.

1. Oublier la mention « TVA non applicable » : c’est l’erreur numéro un. Sans cette mention, le client ou l’administration peut supposer que vous collectez la TVA sans la reverser.
2. Utiliser « facture » et « devis » de manière interchangeable : un devis n’est pas une facture. Le devis intervient avant la prestation, la facture après. Consultez mon guide sur le modèle de devis freelance pour bien différencier les deux.
3. Numérotation incohérente : changer de format en cours d’année, laisser des trous, repartir à zéro en milieu d’exercice.
4. Oublier le préfixe EI : obligatoire depuis 2022 pour tous les entrepreneurs individuels.
5. Ne pas mentionner les pénalités de retard : même si vous ne les appliquez jamais, la mention est légalement obligatoire sur vos factures B2B.
6. Description trop vague : « Prestation web » ne suffit pas. Détaillez : « Développement site e-commerce WooCommerce, 12 pages, intégration paiement Stripe ».
7. Émettre la facture trop tard : la facture doit être émise dès la réalisation de la prestation. En pratique, ne dépassez jamais le jour de livraison.
8. Ne pas conserver ses factures : vous devez les garder pendant 10 ans (Code de commerce). Beaucoup de freelances perdent leurs archives après un changement d’ordinateur.

Outils de facturation pour auto-entrepreneurs web

Produire ses factures sur un fichier Word ou Excel, c’est possible, mais risqué. Depuis l’entrée progressive de la facturation électronique, les exigences de conformité augmentent. Voici les solutions que j’ai testées ou que mes collègues utilisent au quotidien.

Mon choix personnel : Henrri pour la facturation pure (gratuit et conforme), combiné à Notion pour la gestion de projet. Pour les freelances qui veulent tout centraliser, Freebe reste la référence dans notre secteur. Quel que soit votre choix, l’essentiel est d’utiliser un outil qui génère des numéros séquentiels automatiquement et conserve un historique infalsifiable.

Facturation électronique : le calendrier 2026

La réforme de la facturation électronique se déploie progressivement :

• 1er septembre 2026 : obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises
• 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les ETI et grandes entreprises
• À terme : obligation d’émission étendue aux TPE et micro-entreprises

Les auto-entrepreneurs ne sont pas encore concernés par l’obligation d’émission, mais doivent se préparer à recevoir des factures au format électronique structuré (Factur-X, UBL). C’est un sujet à surveiller, surtout si vous facturez des administrations publiques via Chorus Pro.

Conservation et archivage des factures

L’archivage est le parent pauvre de la gestion administrative des freelances. Pourtant, les obligations sont claires et les sanctions lourdes.

Durées légales de conservation

Dix ans de conservation pour les factures. C’est long. Ma méthode : un dossier cloud synchronisé (type Google Drive ou Nextcloud), organisé par année, avec une sauvegarde locale mensuelle. Chaque facture est nommée selon le format F-2026-001_NomClient_Prestation.pdf. Simple, mais efficace.

Pour automatiser davantage votre gestion administrative, pensez aussi à coupler votre outil de facturation avec Make (ex-Integromat) : vous pouvez créer un scénario qui archive automatiquement chaque facture émise dans votre cloud, envoie un rappel au client à J+25, et vous notifie des impayés.

Format d’archivage

L’administration fiscale accepte les factures au format numérique (PDF, Factur-X) à condition de garantir leur authenticité, intégrité et lisibilité. Concrètement, un PDF non modifiable stocké dans un dossier sécurisé suffit. L’impression papier n’est plus nécessaire depuis 2017, mais certains freelances gardent cette habitude par prudence.

Questions fréquentes